Gli eventi recenti hanno determinato una grande accelerazione in termini di digitalizzazione dei documenti in tutti i settori. Ma più di ogni altra cosa sono serviti a far emergere le preoccupazioni da parte delle aziende che avevano accantonato da troppo tempo. In ogni caso, ci sono delle motivazioni che spingono sempre più persone a digitalizzare documenti, soprattutto se questi contengono informazioni sensibili.
Nelle prossime righe, abbiamo deciso di mostrarti quali sono le ragioni per cui è importante farlo al più presto. Scoprile e inizia a digitalizzare i tuoi documenti fin da subito.
Tieni d’occhio i tuoi documenti
Una delle motivazioni per cui potrebbe valer la pena digitalizzare documenti sensibili è per sapere esattamente dove sono le informazioni a cui desiderano attingere. Ad esempio, immagina che in un contesto aziendale un dipendente venga promosso e vada a lavorare in un settore differente. Come vengono passate le sue pratiche burocratiche se non tramite la digitalizzazione. Quindi, per prima cosa, potrebbe avere senso quello di digitalizzare informazioni cartacee e poi trasformare un file word in PDF per avere tutto sotto controllo.
Gestione dell’accesso alla documentazione
Un’altra sfida in merito alla gestione dei documenti cartacei è l’accessibilità. Il tuo obiettivo è quello di avere un modo per condividere i documenti in modo semplice e sicuro nei confronti delle persone interne che ne hanno bisogno. Potrebbe essere anche necessario condividere i documenti esternamente nei confronti di altri stakeholder come il governo, avvocati oppure revisori di conti. n sondaggio tra i professionisti delle risorse umane ha rilevato che il 69% degli intervistati condivide documenti importanti con terze parti almeno una volta al trimestre o più. L’11% di questi deve condividere informazioni almeno una volta alla settimana!
Documenti non aggiornati
Probabilmente disponi di tecnologie che forniscono una o più funzioni specializzate. I sistemi come HRIS, ECOM ed ERP hanno scopi diversi ma tendono tutti a registrare dei record in maniera tale da funzionare come silos di informazioni.
Tuttavia, è difficile integrarli in un’unica visione completa delle informazioni a cui il team deve avere accesso. Ognuno deve avere accesso al sistema e ricordarsi come funziona. Inoltre, gli stessi documenti possono essere all’interno di uno o più sistemi, con versioni differenti. In alcuni casi, le persone stampano documenti da un sistema per aggiungerli a un altro o per inserirli in un fascicolo personale cartaceo.
La soluzione a questi problemi è che ci devono essere delle regole che regolano le informazioni che esistono e siano applicabili ovunque siano presenti le medesime informazioni.
Controllare che i file sono completi
Difficilmente potrai dire di avere il controllo completo di tutte le classi di informazioni sensibili. Infatti, non potrai essere certo che i file siano completamente aggiornati. In ogni caso, con un solido flusso di lavoro e controlli e monitoraggio costanti, potrai dar vita ad un sistema di gestione dei documenti che dovrebbe scansionare tutti i documenti rilevanti, trasformarli da PDF in Word in caso di modifiche, verificarne la completezza e cercare i documenti in scadenza che necessitano di essere aggiornati.
